Jana Pfeiffer

Kanalübergreifende Kommunikation erfordert ein effizientes Projektmanagement, das alle Fäden in der Hand hält: Kunden müssen mit vielen verschiedenen Teams aus Design, Content und Technik auf einen Nenner gebracht werden. Dies leistet das Projektmanagement.

Das Projektmanagement agiert als Bindeglied zwischen Kunden, externen Dienstleistern und Fachabteilungen. Das umfasst das Planen und Steuern von Projekten sowie ständige Abstimmungsprozesse. Es begleitet alle Beteiligten durch jedes Projekt und behält dabei stets den Überblick. Doch wie funktioniert das im modernen Agenturalltag am besten, um gleichzeitig flexibel zu arbeiten und Deadlines zu halten?

Klassisch – agil – hybrid!

Es gibt drei verschiedene Herangehensweisen an das Projektmanagement. Keine der drei gilt als Goldlösung, sondern jede hat ihre Berechtigung.
Das klassische Projektmanagement beschreibt eine Planung mit festen, unverrückbaren Meilensteinen und minimalen Abweichungen hinsichtlich Kosten und Zeitaufwand. Ein Ablaufplan gibt genaue Vorgaben ohne große Spielräume. Diese Art des Projektmanagements eignet sich im Agenturalltag vor allem für kleinere Projekte mit wenigen Beteiligten sowie in der Abstimmung mit externen Partnern wie Druckereien oder Freelancern. Hier bieten fest definierte Meilensteine Orientierung und fixe Planung.

Für größere Projekte mit verschiedenen Beteiligten wie z.B. Websiteprojekte oder kanalübergreifende Kampagnen, die die Kooperation mehrerer Fachabteilungen benötigen, eignet sich ein agiles Projektmanagement besser. Hierbei erhält das ausführende Projektteam mehr Freiheit bezüglich rahmender Faktoren wie Zeit, Umfang oder Kosten. Auch Kunden können hier während des Prozesses immer wieder mit Wünschen einwirken. Fokus liegt auf dem bestmöglichen Ergebnis, das durch hohe Dynamik erreicht wird.

Eine kombinierte Lösung ist das sogenannte hybride Projektmanagement. Hiermit arbeiten wir im Multichannel-Umfeld vorrangig. Es übernimmt Elemente aus beiden Ansätzen und integriert diese zu einem flexiblen Ansatz. Nach innen – zu den eigenen Fachabteilungen – sowie bezüglich der Wünsche des Kunden agieren wir agil und mit hoher Anpassungsfähigkeit. Nach außen – in Hinblick auf Druck- oder Anlieferungstermine, Zuarbeit von Freelancer etc. – stehen nach dem traditionellen Ansatz feste Deadlines und Ablaufpläne. Je nach Vorgaben des Projekts können wir unsere Arbeitsweise so flexibel wie möglich anpassen.

Alles im Blick

Im Projektmanagement arbeiten wahre Organisationstalente. Sie stehen im ständigen Austausch mit allen Akteuren und behalten durch regelmäßige Abstimmungen den Überblick über den Status des Projekts. Definierte Meilensteine in Timelines und Update-Termine geben Orientierung.

Ein Zeitbuchungssystem gibt Aufschluss über geleistete Aufwände. Dort tragen Projektmanager zusätzlich die Leistungen externer Dienstleister ein, um alle Kostenfaktoren im Blick zu haben. So schaffen sie nicht nur Transparenz für die interne Abrechnung und Planung, sondern ermöglichen auch eine transparente Kostenaufschlüsselung ohne überraschende Abweichungen für den Kunden.

Durch den stetigen Austausch mit den Fachabteilungen können unsere Projektmanagerinnen die planbaren Ressourcen der Agentur für zukünftige Aufträge einschätzen. Sie übernehmen Angebotserstellung und Kundenberatung. In persönlichen (oder virtuellen) Gesprächen zeigen sie Möglichkeiten auf und kombinieren diese zusammen mit den Vorstellungen der Kunden zu stimmigen Dienstleistungskonzepten oder Werbeplänen. Zusammen mit den Fachabteilungen geht es dann in die Abstimmung, um ein Angebot zu erstellen, das alle involvierten Leistungen abbildet.

Kritische Termine hat das Projektmanagement immer im Blick, sodass am Ende ein Resultat steht, mit dem alle zufrieden sind und die Marke des Kunden stärkt.